不備があった時の連絡は、言い方を間違えると長引きます。
ポイントは「怒り」を前面に出すのではなく、事実→希望→期限の順に短く伝えること。これで大半はスムーズに進みます。
このページの使い方
・該当ケースのテンプレをコピペして送る
・( )部分だけ自分の状況に置き換える
・写真がある場合は添付すると早い
結論:不備連絡の型は「事実→希望→いつまでに(相談)」
不備連絡の基本フォーマット
① 事実:どこで何が起きたか(箇所・状況)
② 希望:どうしてほしいか(確認/再清掃/説明/返金等)
③ 期限:いつまでに対応できるか(相談)
テンプレ①|仕上がりが気になる(再清掃・仕上げ依頼)
メッセージテンプレ
先日は作業ありがとうございました。確認したい点があり連絡しました。
(場所:例 浴室の鏡の右下/キッチンシンク縁 など)に、(状態:水垢/油残り など)が少し残っているように見えます。
こちらは再清掃(仕上げ)対応の範囲になりますでしょうか?
可能であれば(希望日:○/○)前後で一度確認・対応いただけると助かります。
写真も添付します。
テンプレ②|追加料金が発生した(事前説明が不足していた)
メッセージテンプレ
お世話になっております。今回の費用について確認です。
当日(追加内容:例 お掃除機能付き加算/追加分解 など)の追加料金(○○円)が発生しましたが、事前の説明(または事前確認)がなかったように思います。
追加が必要だった理由と、どの条件に該当したのかを教えていただけますか?
今後のためにも明細の内訳も確認したいです。
テンプレ③|遅刻・時間ズレ(到着が大幅に遅い)
メッセージテンプレ
本日(予約時間:○時)の件で確認です。
現在(時刻:○時)ですが、到着予定は何時頃でしょうか?
こちらも予定があるため、到着見込みが分かり次第ご連絡いただけると助かります。
難しい場合は日程変更も含めて相談したいです。
テンプレ④|作業範囲が違う(含まれると思っていた)
メッセージテンプレ
作業範囲について確認させてください。
予約時に(期待していた範囲:例 浴室のエプロン内/換気扇/レンジフードのファン など)も含まれる理解でしたが、当日は対象外でした。
こちらは標準範囲に含まれますか?追加の場合は料金と対応可否を教えてください。
次回以降の認識合わせのために確認したいです。
テンプレ⑤|破損・故障が疑わしい(まずは事実確認)
メッセージテンプレ
作業後に(対象:例 蛇口/換気扇/エアコン など)について気になる点があり連絡しました。
(症状:例 水漏れ/異音/動かない など)が発生しています。
まず状況確認をお願いできますでしょうか。
こちらも写真(または動画)を添付します。対応手順をご案内ください。
テンプレ⑥|スタッフ対応が気になる(言いにくい時の言い方)
メッセージテンプレ
作業自体はありがとうございました。念のため共有です。
当日の説明が少なく不安に感じる場面がありました。
次回以降は、作業前に範囲と追加条件の説明があると助かります。
今回の範囲・内訳も改めて確認させてください。
送る前にチェック(揉めないための最小ルール)
送信前チェック
・断定より「確認したい」で切り出す
・箇所は具体的に(できれば写真)
・希望は1つに絞る(再清掃/説明/返金など)
・期限は「いつまでに可能ですか?」の形にする
次の行動|再清掃の言い方を整えると通りやすい
仕上がりの話は、言い方で結果が変わりやすいので、専用ページも押さえておくと安心です。
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